Tata Cara Pengetikan Surat & Jenis-jenis Surat

Tata Cara Pengetikan Surat & Jenis-jenis Surat
Surat dapat dikatakan sebagai wakil perusahaan, surat yang baik sering kali berimbas pada persepsi orang lain bahwa perusahaan si pengirim surat juga profesional, begitu juga sebaliknya, surat yang acak-acakan tidak runut, kurang rapi lecek juga dapat menggambarkan hal yang sama tentang perusahaan.

Salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk membuat surat yang baik adalah bentuk-bentuk pengetikan surat itu sendiri. Pada artikel kali ini akan dijelaskan berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style.



1. Bentuk Lurus (Block Style)
Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini.





2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), kita lihat contoh berikut.





3. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri, berikut contoh gambarnya.




4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. Dapat dilihat pada contoh berikut ini.


5. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.


Official Style

6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat, lebih lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.


Demikianlah bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam tata persuratan, bentuk-bentuk diatas bukan merupakan bentuk pasti, jika Anda memiliki berbagai bentuk pengetikan surat yang beda, namun tidak mengurangi makna isi surat, maka bentuk tersebut sah Anda gunakan dalam penulisan surat.


PENGETIKAN LAPORAN

Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa, dimana, bilamana, mengapa dan siapa yang bertanggungjawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting, sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan obyektif, jelas dan cermat, langsung mengenai persoalan, tegas dan konsisten, tepat waktu dan tepat penerimanya.

CONTOH FORMAT PENULISAN LAPORAN PENELITIAN :
JUDUL
BAB I. PERMASALAHAN
A. Latar Belakang Masalah
B. Indentifikasi Masalah
C. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian
D. Tujuan Penelitian
E. Keguanaan Hasil Penelitian

BAB II. LANDASAN TEORI
A. ….
B. ….
C. ….
D. Asumsi dan Hipotesis Penelitian
1. Asumsi
2. Hipotesa Penelitian

BAB III. PROSEDUR PENELITIAN
A. Populasi dan Sampel
B. Validitas dan Reliabilitas Instrumen
C. Teknik Pengumpulan Data
D. Pengujian Persyaratan Analisis
E. Teknik Analisis Data

BAB IV. HASIL PENELITIAN, PENGUJIAN HIPOTESIS DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Hasil Penelitian
B. Hasil Pengujian Hipotesis
C. Pembahasan Hasil Penelitian

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
B. Saran

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
1. Lampiran Instrumen Penelitian
2. Lampiran hasil pengujian validitas dari reliabilitas instrumen
3. Lampiran data mentah
4. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis
5. Lampiran yang lain, seperti perijinan dan lain-lain.


CARA PENGETIKAN LAPORAN PENELITIAN :

1. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto

2. Batas pengetikan
a. Margin kiri 4 cm
b. Margin kanan 3 cm
c. Margin atas 2,5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman)
d. Margin bawah 3 cm
e. Untuk halaman pertama tiap-tiap Bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm

3. Bab, Subbab dan rinciannya
a. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua, juga tanpa digaris bawahnya.
b. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua, juga tanpa digaris di bawahnya.
c. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersebut digaris dibawahnya.

4. Jarak pengetikan bab, subbab dan rinciannya
a. Bab dengan subbab 4 spasi
b. Subbab dengan kalimat di bawahnya 2,5 spasi
c. Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2,5 spasi

5. Pengetikan kalimat
a. Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris diatasnya dengan jarak 2,5 spasi dengan baris di atasnya.
b. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spasi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris diatasnya tanpa diberi tanda petik.
c. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya, dan tersebut harus diletakkan 1/2 spasi diatas huruf.
d. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm pada bagian bawah adalah :
1. Baris terakhir dari kata-kata dalam teks, atau
2. Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki

6. Penomoran Halaman
a. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul, kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. Contoh huruf Romawi kecil i, ii, iii, dan seterusnya.
b. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1,2,3, dan seterusnya.
c. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat pada margin bawah atau sedikit dibawahnya.
d. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab.